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    辦公室6S管理標準詳細推行方案

    科普咨詢是一家專業提供5S/6S咨詢、5S/6S管理培訓、精益生產咨詢、TPM設備管理、工廠布局、班組建設、流程再造、績效管理等現場管理咨詢服務公司,千余個5S/6S咨詢、精益生產咨詢項目經典成功案例,定制化企業內訓服務。 

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    辦公室是企業管理人員的工作活動場所,也是客戶、員工留下第一印象的地方,辦公室的6S水平如何,直接形響到企業的形象。所以,企業推行6S,最好從辦公室這個“橋頭堡”開始,“橋頭堡”攻克下來了,后面的工作會更快,更容易推動。

     

     如何在辦公室推行6S呢?


    以下是詳細內容:


     

        一、辦公室6S管理原則
     

        辦公室6S管理,應遵循以下原則。
     

        1.明確辦公用品使用權力

        區別個人專用和公共使用的辦公室物品,具體應做到以下兩點。

        ? 公共使用的物品應放在所有人都能拿取的地方;

        ? 個人專用的物品放在本人附近。
     

        2.公私分明

        具體應做到以下5點。

        ? 在區域規劃上,應將辦公場所、休息場所和會客場所區分開來;

        ? 物品方向,將企業用品與私人用品區分開來;

        ? 企業用品放在明顯處,私人物品放在不明顯處;

        ? 企業用品放在抽屜的上層,私人物品放在抽屜的下層;

        ? 辦公桌椅應設置姓名標牌。
     

        3.柜架應有標識

        柜架標識清楚所放物品的類別、名稱以及管理責任人等,具體做法如下。

        ? 文件柜左上角貼柜子編號、名稱、部門以及責任人等;

        ? 柜門內貼上柜內文件/物品位置對應圖;

        ? 文件拒內分層分類,用分隔線和標簽區分。
     

        4.文件資科應分類

        將所有文件資料有效分類,運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取。圖1為經過分類整理后的文件資料放置圖例。

     

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    圖1  文件資料分類放置標準示意圖
     

        5.抽屜物品應放置整齊

        整理、整頓抽屜內物品,具體應做到以下3點。

        ? 清除不用或不要物品,留下必需品;

        ? 所有物品應分類,并進行標識;

        ? 辦公用品放置在上層,個人用品放置在下層。

        抽屜所有物品應分類放置,且擺放整齊,圖2為某企業辦公室員工抽展的物品放置標準。
     

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    圖2  辦公室抽屜物品放置標準示意圖

     

        6.墻壁不隨意張貼紙張

        使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時,一且揭除會留下難看的斑跡,從而影響辦公室整體形象。因此,必須糾正隨意將紙張亂貼在墻璧上的行為,將紙張放人看板內,并明確張貼期限。
     

        7.加強公告悴理

        對于公告的管理,具體做法如下。

        ? 公告欄應美觀大方,明確管理責任人;

        ? 明確發布的公告張貼期限;

        ? 定期在公告欄上公布員工的出勤、工作內容和工作實績等內容。

     

        二、辦公桌標識管理
     

        辦公桌標識管理包括以下兩方而內容。

        1.辦公桌區城標識

        根據辦公人員的數量,將辦公桌劃分為不同員工的作業區域,其標識的內容包

    括以下3部分。

        ? 區域編號;

        ? 區域所屬人姓名;

        ? 區域名稱。
     

        2.區域物品放置標識

        各區域所屬人根據本人辦公用品以及其他物品的多少,標識不同物品的放置位置。有時,并不用具體地標識出物品放置位置,也可以將所有辦公桌上的物品整齊放置到所屬區域,如圖3所示。
     

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    圖3  辦公桌物品放置標準示意圖

     

        三、文件夾標識管理
     

        做好文件夾的標識工作,有利于迅速查找和存放文件資料。標識文件夾的方法如下。

        1.文件夾外部標識

        文件夾外部標識主要是指側面標識和正面標識。其中,側面標識主要包括以下5個要素。

        ? 文件夾編號;

        ? 文件夾名稱;

        ? 文件夾內文件內容簡述;

        ? 文件夾管理部門;

        ? 文件夾管理責任人。

        正面標識在以下情況下使用。

        ? 側面無法標識時,可將其內容標識在正面;

        ? 有必要進行正面標識時。

        文件夾外部標識的要素要清楚地列出來,以便隨時查找和存放,如圖4所示。
     

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    圖4  文件夾外部標識標準示意圖

     

        2. 扉頁和索引標識

        在文件夾的扉頁標明該文件夾中的文件種類,以便分類查找。
     

        3.內部分頁紙

        在同一文件夾中用分頁紙將不同的文件(資料)分開,以便查找和整理。
     

        4.文件夾標識的注意事項

        標識文件夾時,應注意以下事項。

        ? 無論文件的厚薄,文件夾標識的長度、寬度都應保持一致;

        ? 若將文件夾放入文件盒內,文件盒也應有相應的標識;

        ? 在文件夾側而加上斜線或二角形,以形成目視管理標準,如圖5所示;

        ? 統一文件夾標識的規格和字體。
     

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    圖5  文件夾外部標識標準示意圖

     

     

        四、辦公用品、用具管理
     

        1.辦公用品的6S管理

        通過開展辦公用品、用具的6S管理,可以解決以下問題。

        ? 個人辦公桌上辦公用品過多,造成較大浪費;

        ? 辦公用品重復庫存多(基本上從企業到個人層層有庫存〕;

        ? 辦公用品品種過多,采購隨意性大。

        解決上述問題的途徑如下。

        ? 盡量控制個人辦公用品持有量;

        ? 最大限度減少辦公用品的品種和庫存量;

        ? 最大限度地利用所有辦公用品。
     

        2.其他辦公用具的6S管理

        (1)茶具、水杯的定位放置

        ? 設置飲水區,將茶具、水杯定位放置;

        ? 若將水杯放在臺面.則使用杯墊以規范水杯放置位置。

        (2)垃圾箱、清潔用具的定位標識

        ? 劃分辦公區垃圾箱和清潔用具放置區域;

        ? 將垃圾箱和清潔用具定位放置。

        辦公區的垃圾箱、清潔用其一方面需要進行定位放置,另一方面還需做出相應標識,如圖6所示。


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    圖6  垃圾箱、清潔用具定位標識標準示意圖


     

     

    下表是某企業辦公室6S管理規范,供大家參考。
     

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